Sete dicas de profissionais para se organizar melhor

No dia a dia, você tem dificuldade até para organizar sua mesa de trabalho? Ou sente preguiça só de pensar em fazer aquela limpeza no armário que vem adiando há tempos?

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Para entender como se organizar melhor em seu cotidiano, tanto na vida pessoal quanto profissional, e fazer um planejamento cuidadoso para daqui a alguns dias, meses ou anos, Gama conversou com profissionais de diferentes áreas que, entre outras coisas, envolvem o complexo e trabalhoso processo da organização.

Seja visando descobrir como mudar hábitos já arraigados na sua rotina ou por onde começar para se tornar uma pessoa mais organizada, conheça a seguir as sugestões de quem atua em áreas como gestão de projetos, realização de eventos, planejamento de carreira, engenharia e organização pessoal, e consegue aplicar essas habilidades também em seu dia a dia.

Comece fazendo um diagnóstico da situação

Antes de tudo, é preciso deixar a casa em ordem — tanto no sentido figurado quanto literal, quando falamos em organização. Neste caso específico, a frase significa organizar os pensamentos, realizar um diagnóstico da situação e dos problemas a resolver antes de começar algo. Se o seu objetivo for planejar a carreira, por exemplo, o especialista em RH e recolocação profissional Eduardo Félix considera que é preciso fazer uma autoavaliação e entender o mercado antes de se lançar de vez numa empreitada.

“É necessário ter uma visão global, buscar descrições de vaga, verificar o que mais se repete e fazer uma intercessão”, afirma o especialista. “As características que já tenho podem ser ainda mais desenvolvidas, e as que não tenho precisam ser trabalhadas para que eu me torne competitivo.”

Esse início, em qualquer tipo de planejamento, é também o momento ideal para avaliar o que funciona ou não para você. Se não tem tempo nem condições de fazer cursos presenciais, busque alternativas online. Ou, se perceber que à distância as aulas rendem menos para você, trilhe o caminho contrário.

A maior dificuldade é sempre saber por onde começar, segundo a personal organizer Aline Oliveira, que tem formação em marketing. Na rotina doméstica, ela aponta como essencial logo de cara identificar aquilo que você gostaria de fazer diferente. Somente a partir desse diagnóstico a pessoa consegue criar um sistema que resolva as falhas e desenvolva hábitos mais eficientes.

“Se perco muito tempo me vestindo para o trabalho porque fico indecisa e não encontro o que usar, basta separar a roupa antes de dormir, com mais tempo e calma”, exemplifica Oliveira, que comanda a consultoria online Oliva Organizer. Um ajuste aparentemente insignificante na rotina, mas fácil de manter e com resultados positivos a longo prazo.

Aprenda a estabelecer suas prioridades

Já teve aquela sensação de que precisa se desdobrar para resolver tudo em todo lugar ao mesmo tempo, parafraseando um certo vencedor do Oscar? A má notícia é que esse acúmulo de tarefas gera ansiedade e várias mini frustrações que vão se empilhando com o tempo. A boa é que talvez você não precise fazer tudo de uma vez.

Foi isso que o publicitário Daniel Batista descobriu depois de ter passado muito perrengue, especialmente no período da pandemia. O profissional, que atua como diretor de contas numa agência de publicidade internacional, passou a estabelecer metas a longo, médio e curto prazo em sua vida pessoal e profissional. Assim, evita dedicar a mesma energia que aplica para resolver um problema urgente a uma questão com que pode lidar mais para frente. “Se você consegue criar essas tabelas de importância, seu sono melhora e você sente que as coisas estão sendo resolvidas mais rapidamente”, afirma.

Para Eduardo Félix, saber priorizar requer disciplina. Ou seja, nada de deixar para depois o que você deve fazer agora. Até porque, quando relega tarefas importantes para o final do dia, corre o risco de ser atropelado por imprevistos, permitindo que as coisas se acumulem. “Para lavar a louça, você gasta dez minutos. Se tem que ser feito, faça logo. Esse é um erro que muitas pessoas cometem. E, se uma emergência ocorre, elas não conseguem terminar.”

Vá com calma: hábitos levam tempo para mudar

Muita gente pensa que aquele dia em que acorda animada e disposta a dar conta das necessidades da casa é o momento ideal para arrumar o armário ou fazer uma faxina geral. O problema é que essa disposição tende a passar rápido, segundo a personal organizer Priscila Gassi. “As pessoas acham que, porque acordaram empolgadas, a vida delas vai mudar. Aí tiram tudo do lugar, mas depois não sabem o que fazer com aquelas coisas.”

Além disso, depender de arroubos de energia como esse também podem dificultar que você crie hábitos duradouros. “Quando as pessoas se dão conta do volume de coisas para fazer e do trabalho que dá, elas desanimam”, aponta Aline Oliveira. E essas tentativas frustradas não apenas acabam pesando na rotina como desmotivam hábitos mais organizados no futuro, diz a especialista.

Para evitar que isso aconteça, a recomendação da profissional é começar aos poucos, fazendo um ranking de coisas para organizar. Se optar por arrumar uma gaveta de roupas, primeiro selecione e dê um jeito naquilo que você não usa mais. Depois, separe as peças que restaram por tipos e planeje qual espaço cada uma deve ocupar. Aí é hora de botar o plano em prática, organizando tudo de forma a facilitar e agilizar sua rotina diária.

A engenheira Bruna Linz lembra que hábitos são ações repetidas tantas vezes que acabam virando automáticas. “Ninguém nasceu escovando os dentes todos os dias, você teve que aprender”, lembra. Segundo ela, uma forma eficaz de cristalizar novos hábitos é relacioná-los de alguma forma aos antigos. “Você pode definir que, todas as vezes que escovar os dentes, vai olhar sua agenda. Assim o cérebro começa a vincular uma coisa à outra, facilitando a execução.”

Não confie apenas na memória, anote tudo que puder

Não importa se você é uma pessoa que gosta de ter a rotina esquematizada e tabelada ou se consegue lidar bem com tarefas e horários na sua mente; botar as coisas por escrito vai sempre te ajudar a se organizar. A engenheira Bruna Linz costuma anotar de tarefas pendentes a metas para daqui a anos e até sonhos pessoais. Com o tempo, ela vai separando essas coisas entre as diferentes áreas de sua vida, como carreira, estudos, relacionamentos, lazer etc.

“Assim você consegue ver o que realmente é importante para você e o que está te distraindo do seu propósito”, afirma. Diagnosticada com TDAH (transtorno do déficit de atenção com hiperatividade), ela chegou a comandar um blog com dicas de organização nos estudos durante o período da faculdade. Além de fazer anotações constantes no celular, Linz sugere manter notas em lugares visíveis para não se esquecer da agenda.

Agda Paula e Márcio Reimão, casal de sócios da assessoria de casamentos Agda Paula, também costuma atualizar ao final do dia uma lista de tarefas que é compartilhada com seus colaboradores, permitindo que eles programem melhor os afazeres da semana. “A agenda é mais do que a melhor amiga, e deve ser consultada e atualizada constantemente”, diz Reimão.

Disciplina é a chave de tudo

Questionados sobre as principais dificuldades que as pessoas encontram na hora de se organizar, a maioria dos profissionais consultados por Gama aponta um culpado em especial: a falta de disciplina. A personal organizer Priscila Gassi dá como exemplo a necessidade de guardar objetos de volta em seus lugares depois que foram utilizados. “Muitas pessoas acham que aquilo pode ficar ali para sempre.”

Por ser uma tarefa fácil e rápida, ainda que repetida muitas vezes ao longo do dia, Gassi enxerga a prática como forma de fixar a disciplina, seja no ambiente doméstico ou de trabalho. Se você sempre guardar as coisas, isso vai acabar se tornando uma ação natural. “Assim, no momento em que vê algo fora do lugar, aquilo te causa um estresse e você põe de volta sem nem pensar”, aponta.

O que pode acontecer, segundo Linz, é nos convencermos de que somos ocupados demais para fazer certas coisas. Nesse caso, o que precisa mudar é a maneira de pensar. Mesmo que leve horas ou até dias para organizar a casa da forma ideal, vale lembrar que isso vai acabar gerando menos estresse no futuro. “Pense em todo o tempo economizado ao não precisar revirar tudo para encontrar um documento importante, porque você sabe exatamente onde está.”

Se ainda assim a tarefa parecer muito pesada, a engenheira sugere definir um limite fixo de tempo por dia para fazer a arrumação. “Você ficaria surpreso com o que dá pra organizar em 15 minutos”, considera Linz. “Defina esse tempo baseado em seus horários. Organizar um pouco todos os dias é mais eficiente do que tentar fazer tudo uma vez por ano.”

Organize o pessoal e o profissional, mesmo que os dois acabem se misturando

Com a ascensão do home office na pandemia, o desafio de separar vida pessoal e profissional foi elevado à décima potência. Segundo a assessora de casamento Agda Paula, que trabalha ao lado do marido, no entanto, essa separação nem sempre é 100% possível. Na verdade, segundo ela, se trata mais de uma questão de organização, para que uma coisa não prejudique a outra.

“Devemos cuidar do nosso corpo e da nossa mente, e para isso uma agenda bem definida é fundamental”, considera a profissional. “Isso nos permite focar nos afazeres diários, evitando ansiedade e falhas de performance.” Para ela, significa ter tarefas diárias bem divididas tanto em casa quanto na empresa, evitando que qualquer uma das duas partes do casal acabe sobrecarregado.

Quando a pandemia começou, Priscila Gassi estava cuidando da filha de apenas seis meses, com o marido trabalhando fora. Além de contratar uma babá, a personal organizer fixou na sala de estar um quadro estabelecendo os horários em que cada um poderia cuidar da criança e quando estariam em compromissos profissionais.

“Quando os ambientes doméstico e de trabalho estão no mesmo lugar, se você não montar um esquema, vai ser consumido”, afirma a profissional. Outra dica é colocar uma placa na porta do escritório ou quarto avisando quando a pessoa está em uma reunião ou compromisso importante. “Se tudo for conversado com a família, você vai chegar num bom resultado.”

Não se cobre demais e deixe espaços livres para o lazer (se precisar, procure ajuda)

Quando está de férias, o publicitário Daniel Batista prefere fazer meio a meio: mapeia 50% das coisas que não pode deixar de realizar no período, como ir à praia ou praticar corrida todos os dias; mas prefere deixar os outros 50% como um quadro em branco, para que as coisas surjam de forma espontânea. “É nesse momento que você quebra a rotina. Se enfiar muita organização nisso, seu cérebro não vai descansar o suficiente”, explica.

Mesmo em momentos não tão excepcionais, em que o trabalho ou os estudos seguem a todo vapor, o publicitário recomenda deixar espaços para coisas não programadas na agenda, que ele descreve como “formas de oxigenar a rotina e deixar as coisas menos maçantes.”

Um aspecto importante para a personal organizer Priscila Gassi é saber quando você de fato não consegue dar conta de tudo. Buscar profissionais para fazer a faxina e organização da casa ou cuidar dos filhos pequenos por determinados períodos pode desafogar a rotina e reduzir as cobranças — externas ou internas — em relação ao desempenho pessoal. “Temos que entender quando chega o momento de pedir essa ajuda.”